Datenschutz-Vermieterfrust? Wichtige Punkte zur DSGVO

     

     

    Achtung an alle Vermieter! Die wichtigen Punkte der Datenschutzgrundverordnung hier zusammengefasst!

     

    Nebenkostenabrechnung, Schufa-Auskunft, Fragebögen, SEPA-Lastschrift: Jeder Vermieter erhebt zwangsläufig persönliche Daten seiner Mieter oder lässt sie verarbeiten, zum Beispiel von Ablesefirmen. Aus diesem Grund trifft Vermieter die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO genauso wie große Wohnungsbaugesellschaften oder Hausverwaltungen.

    Vermieter sollten daher in Zukunft einige Punkte im Umgang mit den Daten ihrer Mieter beachten.

    Die wichtigen Punkte – los gehts:

    1. Einwilligung einholen:

    Zukünftig gewinnen Einwilligungserklärungen an Bedeutung. Alle Daten, die allerdings vorher – also bei der Anbahnung des Mietverhältnisses – gesammelt werden (zum Beispiel Schufa-Auskünfte zur Bewertung der Bonität), dürfen nur mit der Einwilligung des Mietinteressenten gespeichert werden.

    1. Datensparsamkeit

     

    Grundsätzlich gilt bei der Datenerfassung das Prinzip „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“. In der Praxis bedeutet das: Für Vermieter reicht es zum Beispiel aus, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ihrer Mieter zu erfassen – die Religion des Mieters ist für das Mietverhältnis nicht relevant. Vermieter müssen sich fragen, ob sie die Daten tatsächlich für das Mietverhältnis brauchen.

    1. Neue Dokumentationspflicht für Vermieter

     

    Die erhobenen Daten unterliegen umfangreichen Dokumentationspflichten. Vermieter sind verpflichtet, ein sogenanntes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 der DSGVO zu führen. Darin müssen sie alle wesentlichen Angaben zur Datenverarbeitung dokumentieren.

    Folgende Punkte gehören ins Verzeichnis:

    • Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls eines Vertreters
    • Zweck der Verarbeitung
    • Kategorien betroffener Personen – für Vermieter sind das die Mieter – und der personenbezogenen Daten, also Kontaktdaten oder Verbrauchsdaten der Mieter
    • Empfänger der Daten, wie zum Beispiel Ablesefirmen oder Hausverwaltungen
    • vorgesehene Fristen für die Löschung der Daten

    Das Verzeichnis müssen Vermieter jederzeit und vollständig der Datenschutzbehörde vorzeigen können. Liegt ein solches Verzeichnis nicht vor, kann die Behörde ein Bußgeld verhängen.

    4. Datenverarbeitung im Auftrag

    Sofern der Vermieter andere Firmen mit der Datenverarbeitung beauftragt, wie etwa Hausverwaltungen oder Ablesefirmen, muss diese Dienstleistung zukünftig datenschutzrechtlich abgesichert werden. Die sogenannte Datenverarbeitung im Auftrag fordert dabei spezielle Verträge zwischen Vermieter und Dienstleister, die klar festlegen, dass allein der Vermieter und nicht der Dienstleister die Datenhoheit behält. Der Dienstleister muss in diesen Verträgen auch geeignete Sicherheitsvorkehrungen nachweisen können.

     

    1. Informationspflicht gegenüber Mietern

    Was passiert mit den Daten des Mieters? Hierüber müssen Vermieter aufklären.Aber es bestehen nicht nur Pflichten gegenüber der Datenschutz-Aufsichtsbehörde, sondern auch gegenüber den Mietern.

    Folgende Punkte müssen in den Hinweisen aber angesprochen werden:

    • Name und Kontaktdaten des Vermieters sowie gegebenenfalls seines Vertreters
    • warum die Daten erhoben werden – zum Beispiel, weil sie für die Nebenkostenabrechnung relevant sind
    • die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ihrer Daten – zum Beispiel aus vertraglichen oder steuerrechtlichen Gründen
    • wie lange die Daten gespeichert werden
    • ein Hinweis, dass der Mieter grundlegende Rechte im Bereich des Datenschutzes hat: das Recht auf Auskunft, auf eine Kopie der Daten, die Löschung – insofern der Vermieter rechtlich nicht verpflichtet ist, sie weiterhin zu speichern – sowie die Einschränkung der Verarbeitung
    • der Mieter hat ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde
    • der Mieter hat das Recht, die Einwilligung jederzeit zurückzuziehen, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung – beispielsweise die Notwendigkeit zur Vertragserfüllung – besteht
    • welche weiteren Empfänger die Daten erhalten können – zum Beispiel Ablesefirmen

     

    1. Technische Sicherheit

    Je nach Art und Menge der erfassten Daten ist künftig ein bestimmtes Sicherheitslevel an die Speicherung geknüpft. Geboten sein kann unter anderem eine Pseudonymisierung oder Verschlüsselung der Daten. In der Regel betrifft dies private Vermieter aber nicht, da sie gar nicht so viele Daten speichern müssen.

    Wenn der Vermieter allerdings in der Bewerbungsphase sensible Dokumente, wie die Bonitätsauskunft anfordert, ist er dazu verpflichtet, eine gesicherte Datenübermittlung bereitzustellen.

    Viele Paragraphen zu beachten? Ich denke, ein guter Start ist es, wenn man/frau sich als Vermieter/In darüber bewußt ist, dass man Daten von anderen Personen „verwaltet“ und „speichert“. Allein schon der Prozess der Bewußtmachung ist der erste und richtige Schritt auf dem Weg zum Datenschutz.

    Sollten Sie Fragen haben, rufen Sie mich doch einfach einmal an (Tel. 06151-26581) oder schreiben eine Email.

    Viele Grüße Ihre

    Kerstin Keil